מה קורה לכם כשאתם מקבלים מייל ארוך ומיגע, כתוב בצורה מסורבלת ולא ברור?אתם מתעצבנים, קוראים אותו פעמיים שלוש ועדיין לא מבינים, דוחים את הטיפול בו, שולחים מייל הבהרה או במקרים קיצוניים, אתם מתעלמים או מוחקים את ההודעה ומקווים שלא הייתה נורא חשובה.
מאפייני כתיבה "לא" שימושית
- ניסוחים שגויים/עילגים שיש מצב שעלולים לעצבן אותכם אם אתם כאלה שזוכרים לעברית חסד נעורים.
- משפטים ארוכים מידיי שעד שמגיעים לסופם לא זוכרים מה היה בתחילתם ומה בכלל הייתה מטרת המשפט וצריך לחזור לקרוא מהתחלה כדי אולי להבין מה הייתה הכוונה ואז עוד פעם כי זה לא משתפר מפעם לפעם.
- טקסטים רבי משמעות (או נטולי משמעות).
- שגיאות כתיב – שלוש סטודנטים וחמישה סטודנטיות נפגשו להתכונן למבחן.
- עודף/מחסור בסימני פיסוק (לא, אין כזה דבר 5 נקודות…… ושלושה סימני קריאה לא אומרים שהטקסט חשוב יותר!!!!)
- שפה דלה כזאת – כי זה מה שקורה שלא קוראים, שהגבולות מטשטשים.
לעומתה כתיבה שימושית כלומר כתיבה שמשיגה את מטרותיה – יעילה, אפקטיבית, תמציתית, ברורה, זורמת. שימושית.
כתיבה היא הדרך היעילה ביותר להעביר מידע, לסוגיו השונים: להעביר מסרים, לחלוק ידע, להשיג מטרות, להניע לפעולה, ליצור ולשמר מערכות יחסים וגם לחסוך זמן וכסף.
אז למה אנחנו לא כותבים שימושי?
בכלל שאנחנו מוקפים רעש של טלפונים ניידים, אנשים, ילדים, מחשבים, גירויים שמושכים את תשומת ליבנו וגורמים לנו לעשות 1567 דברים במקביל. זה לא עובד כשכותבים.
תכלס אם להיות כנים אף פעם לא למדו אותנו לכתוב שימושי. במקרה הטוב אם אתם עברתם במערכת החינוך לפני עשרים שלושים שנה, למדו אתכם לכתוב כתובת על מעטפה. היום גם את זה לא צריך.
כדי לכתוב שימושי צריך שיטה, תבניות ועקרונות שעושים את החיים פשוטים יותר ואת הכתיבה שימושית יותר.
זאת כתיבה שלא צריכה להיות יצירתית, מתחכמת או מלאת כישרון היא צריכה להיות פשוטה ובהירה.
שלושה עקרונות לכתיבה (באשר היא) ושאלה אחת חשובה במיוחד.
- לקחת אחריות
על איך שאתם כותבים ועל מה שאתם כותבים. טקסט שימושי הוא טקסט שמעביר בקשה, מסר, הצעה בקיצור, כל פעולה. רק שיהיה ברור מי אחראי על הביצוע או ממי אתם מחכים לתשובה.
כתיבה לא שימושית: שמישהו ידאג למכשיר הקרנה בחדר ההרצאות.
כתיבה שימושית: דני אנא דאג למכשיר הקרנה בחדר ההרצאות.
- רק לכתוב
כשכותבים אז כותבים. הכוונה טקסטים חשובים ולא רשימת קניות לסופרמרקט (כמעט כתבתי מכולת אבל לא סגורה כמה אנשים מכירים מכולת).
- האם באמת העולם זקוק למילים האלה?
שאלה חשובה. לפעמים הבחירה לא לכתוב, למחוק או לא לשלוח זאת ההחלטה הטובה ביותר שתעשו לכם ולנמען.
בשורה התחתונה: כתיבה גרועה מעייפת, פוגעת בתקשורת, ביעילות העבודה ובמערכות יחסים.
כלומר, הוראות לא מתבצעות, מידע לא עובר כמו שצריך, תהליך לא מתקדם ונוצרת חוסר אפקטיביות בפעילות של הארגון שלכם או של מערכות היחסים שלכם.
